Матриця Ейзенхауера (матриця пріоритетів) – один з найбільш відомих інструментів для управління своїм часом. Її придумав Дуайт Ейзенхауер, 34-й президент США. Бути главою держави – справа клопітка, така людина завжди дуже зайнятий, оскільки його робота поєднує в собі різні функції. За день йому потрібно встигнути переробити масу справ.
Тому Ейзенхауер почав випробовувати різні інструменти тайм-менеджменту. Він хотів знайти щось саме ефективне. Але так і не знайшов такого, щоб його задовольнило. Тому, зрештою, він створив власний інструмент, який надалі отримав його ім’я.
Організаторські здібності Ейзенхауера цінувалися завжди і скрізь. І цілком заслужено. Зараз же матрицю Ейзенхауера вважають одним з найбільш ефективних засобів для складання планів на короткий термін.
Цей чудовий інструмент, безсумнівно, буде корисний кожній сучасній людині. Сьогодні всім потрібно вміти управляти своїм часом. Адже життя наше проходить в поспіху і метушні. Але, незважаючи на гігантські зусилля, рідко хто буває задоволений результатами своєї діяльності.
Все частіше люди скаржаться на брак часу. Хоча всім нам кожен день виділяється однакова кількість хвилин. Однак хтось встигає все, а хтось безтурботно витрачає свій час на непотрібні справи. Матриця Ейзенхауера допомагає правильно організувати свій час і тим самим різко підвищити свою ефективність.
Що таке
матриця Ейзенхауера
Матриця Ейзенхауера використовується для планування на невеликий термін (один або декілька днів). Це ефективний метод обробки списків справ, що людина планує зробити за цей термін. Як правило, люди становлять настільки довгі списки, що всі справи з них апріорі неможливо переробити.
В результаті у них накопичуються недороблені і незавершені справи. А це небезпечно, т. к. недобудова не тільки гальмує рух до мети, але й взагалі може зашкодити подальшому розвитку життя. Адже велика ймовірність розпилення сил і енергії на те, що людині не потрібно.
Матриця Ейзенхауера дозволяє швидко й ефективно розібратися зі списком справ, розподіливши ці справи за категоріями. В результаті людина ясно бачить всі найважливіші справи, а також ті справи, що взагалі не варті його уваги.
Матриця Ейзенхауера складається з 4 полів (квадрантів) – по одному на кожну категорію справ. Категорії визначаються за принципом терміновості і важливості: важливо – не важливо, терміново – не терміново. На малюнку нижче видно, як розподіляються ці квадранти.
У кожен квадрант загального списку справ вносяться лише ті справи, що задовольняють критерію даного квадранту.
Опис квадрантів
матриці Ейзенхауера
Щоб зрозуміти, як потрібно працювати з матрицею Ейзенхауера, насамперед, потрібно розібратися з її квадрантами – що ж туди вносити. Як я вже говорила, ми розглядаємо лише ті справи, які ви плануєте виконати протягом дня або якогось невеликого періоду.
Квадрант 1.
Термінові і важливі справи.
Найбільший і головний секрет матриці Ейзенхауера в тому, що перший квадрант повинен завжди залишатися порожнім. Тільки в цьому випадку можна сказати, що людина вміє ефективно розподіляти свій час і вміє добре планувати.
Якщо ж є справи, які потрібно вписати в перший квадрант, то це означає, що в житті людини присутні аврали. Він не вміє правильно планувати і звик відкладати все до останнього моменту. Він береться за справу лише тоді, коли ось-ось спливли всі терміни.
Тому, якщо ви прагнете бути ефективним, то, перш за все, вам слід знайти усі ті причини, що заважають вашої продуктивної роботи. Можу вас засмутити, що таких причин може бути безліч, починаючи від невміння планувати і закінчуючи прокрастинацією.
Природно, всі ці перешкоди повинні бути прибрані в першу чергу. Інакше взагалі не варто говорити про ефективність.
Все ж іноді можуть виникнути якісь непередбачені справи, які потрібно внести в перший квадрант. Але будьте акуратні. Пам’ятайте, що для вибору цих справ є два основних критерії:
Звичайно, найкраще про це думати наперед і взагалі не допускати подібних ситуацій. Завжди набагато легше запобігти можливі неприємності, ніж ліквідовувати її наслідки. Обмірковуйте і робіть все вчасно. Ну, а якщо справи з цього квадранта не потребують вашої безпосередньої участі, то їх взагалі варто комусь делегувати.
Квадрант 2.
Важливі і не дуже термінові справи.
Ейзенхауер вважав роботу з справами цього квадранта найважливішою. Якщо людина своєчасно поміщає сюди завдання і послідовно її виконує, то даній справі він може присвятити стільки часу, скільки воно потребує.
Причому, він може працювати без поспіху, суєти і не страждати потім від різних згубних наслідків. Так, профілактичний огляд у зубного захистить від несподіваної зубного болю, а своєчасна робота над звітом позбавить від нічних переробок.
У цю групу завдань обов’язково треба вносити справи, що спрямовані на досягнення своїх цілей.
Як раз ці справи потрібно зосередити максимальну увагу і саме сюди треба докладати всі свої сили. Бо цілеспрямоване і методичне виконання справ даного квадранту гарантує більшу віддачу в майбутньому.
У список справ другого квадранта обов’язково треба включити завдання з особистісного зростання, саморозвитку, турботі про своє здоров’я. Адже все це становить фундамент будь-якого успіху. Сюди ж повинні входити завдання з аналізу своїх дій, а також розробка нових планів та аналіз нових можливостей і перспектив.
Відсутність тягаря терміновості дозволяє вам виконувати поставлені завдання максимально якісно. Але не забувайте, що за термінами все ж треба стежити. І несвоєчасне виконання цих завдань може перевести їх в перший квадрант. А ось такого результату треба остерігатися.
Квадрант 3.
Термінові і неважливі справи.
В цей квадрант поміщають справи, що заважають ефективно працювати, оскільки вимагають термінового уваги. Треба бути особливо уважним до таких справ. Часто їх плутають із завданнями першого квадранта. Але не всі термінове є важливим. Основний критерій для розрізнення термінового і важливого – наближає дану справу вас до мети чи ні. В третій квадрант входять завдання , що ніяк не пов’язані з вашою метою.
Тому завжди треба чітко формувати свої цілі, пам’ятати про них і бути сфокусованим на них. Найпростіше – завжди мати їх опис перед очима.
В третій квадрант потрапляють багато побутові справи, наприклад, ремонт взуття в кінці сезону, допомога сусідові в перевезенні меблів, неважливі телефонні дзвінки. Тут можуть з’явитися і незаплановані раніше справи, типу якась термінова зустріч. А ось ремонт комп’ютера, наприклад, може бути і важливим (якщо ви працюєте на ньому або ведете блог), і неважливим (якщо ви використовуєте його лише для ігор).
Так що, не варто плутати важливість і терміновість. Чомусь більшість людей автоматично починають вважати термінові справи важливими. В результаті в їх житті виникає напруженість і цейтнот, а їх день наповнюється метушнею.
Метушня завжди видаляє від мети. Основоположник менеджменту, Фредерік Тейлор, свого часу говорив, що організацію справ можна вважати хорошою, якщо все робиться не поспішаючи і без суєти.
Як правило, справи третього квадранта лише відволікають від того, на що ви націлені і що реально вам потрібно. Вони просто з’їдають час. Тому найкраще постаратися не розсіювати увагу на такі справи. Зрозуміти ж, важлива справа, чи ні, досить просто – всього лише запитайте себе “Що станеться, якщо я цього не зроблю?“.
Квадрант 4.
Неважливі і нетермінові справи.
Сюди потрапляють все те, що ми робимо майже кожен день, але це ніяк не пов’язано з нашою роботою: перегляд телевізора, порожні телефонні розмови, комп’ютерні ігри, відвідування форумів, соціальних мереж і т. д. Це зазвичай приємні справи, але зовсім не обов’язкові.
Ці справи Ейзенхауер назвав справжніми “пожирачами часу“, що знижують продуктивність дня.
Невже комусь не шкода витратити 203 години на перегляд серіалу? А адже це більше тижня нашого життя. І цей час можна було б використовувати більш продуктивно.
Такі справи можна просто не робити, або робити лише тоді, коли у вас є вільний час. У загальній черзі ваших справ вони повинні стояти в самому кінці. І ще не забувайте жорстко лімітувати час, які ви виділяєте на такі справи.
Дехто може сказати, що подібні заняття допомагають йому відпочивати. Але це складно назвати повноцінним відпочинком. Такі заняття не просто даремні, вони – шкідливі. Краще відпочивати якісно.
Так що знайдіть свої пожирачі часу і встановіть над ними жорсткий контроль.
До речі, багато рутинні справи з четвертого квадранта можна і потрібно делегувати. В будь-якій сім’ї можна розподілити обов’язки, щоб не перенапружувати себе і все робити спокійно.
Тест з оцінкою
вашій продуктивності
Багатьом людям складно оцінити своє уміння організовувати трудовий процес. І це закономірно. Потрібні навички не даються нам від народження. Їх треба в собі виробляти. Але ж для цього треба знати, яких навичок тобі не вистачає. Тоді буде простіше знайти техніки, що допоможуть розвинути необхідні якості.
У цьому вам допоможе прекрасний тест «чи Вмієте ви організовувати свою працю». Це брошура з 8 сторінок, в якій крім тесту дано ключі для його розшифровки, а також пояснення отриманим результатам.
Даний тест дозволить краще зрозуміти, що ж вам заважає досягти успіху, що потрібно змінити і виробити в собі для цього. Він
- покаже, наскільки ефективно ви можете діяти для вирішення поставлених завдань;
- допоможе визначити, що ж вам треба зробити для отримання більш високих результатів.
Даний тест умовно безкоштовний. Я підготувала його як подарунок на грошову підтримку цього сайту. Мене постійно запитують про те, як можна висловити подяку за мою роботу. Просто. Пригостіть мене чашечкою кави. Я його дуже люблю і отримую масу задоволення. А я у відповідь віддячу вас цим тестом.
Щоб отримати даний тест, внесіть 100 руб. на Яндекс-гаманець або WebMoney. Жителі України на WebMoney можуть внести гривню (50 грн.).
Номери гаманців:
WebMoney R213267026024 (рублі)
U136906760978 (гривня)
Яндекс-гаманець 410011224648992
При перерахуванні в Примітках вкажіть своє Прізвище та Ім’я.
Після цього:
На цьому ми поки перервемо наш розгляд матриці Ейзенхауера. Я пропоную вам добре обміркувати дану інформацію, спробувати нею скористатися, щоб розбити свої справи за даними категоріями. А у другій частині статті ми вже познайомимося більш детально з тим, як треба працювати з даною матрицею.
Ще по темі:
Матриця Ейзенхауера –
ваш надійний помічник
Це перший пост у цій темі
