Список справ на день – один з найважливіших прийомів ефективного тайм-менеджменту. По суті, всі існуючі методики управління часом базуються на списках. І не випадково. Кожен день ми намагаємося завантажити по максимуму. Але це вдається не завжди, частіше увечері залишаються невиконані завдання. З кожним днем вони накопичуються. Списки дозволяють нічого не упустити і тримати під контролем свій час. Вони завжди покажуть, в якій точці робочого графіка ви знаходитесь в кожен конкретний момент.
А ще список – відмінний мотиватор. Коли працюєш за заздалегідь складеним пунктам, ліні місця не залишається. Просто береш чергове завдання і виконуєш його. Якщо ж нападає «махрова» лінь, то краще всього починати роботу з самих простих справ. За 5-10 хвилин такої праці рівень самомотивації обов’язково підніметься.
Великий плюс списків у тому, що вони відкривають дорогу до творчості. Бо переносячи на папір поточні завдання, ми тим самим звільняємо мозок для більш творчих завдань.
Списки і творчість
Творчість – це не тільки хенд мейд. Це творіння, створення чогось нового у будь-якій області. Створення нових ідей – це теж творчість. Вміння творити входить в число важливих якостей людини. І надзвичайно цінується в бізнес середовищі. Вважається, що будь-який лідер повинен нею володіти. Тим не менш лише у 25% людей виходить розкрити свій творчий потенціал.
Найчастіше причина цього криється в неправильній організації діяльності. Щоб творити, треба відчувати натхнення. А де його взяти, коли ти буквально потонув під купою дрібних рутинних справ?
До того ж, творчу м’яз треба регулярно тренувати. Це дозволяє придбати необхідні навички, відточити техніку виконання, знайти найбільш ефективні прийоми роботи. Але тренування вимагає часу і зусиль. Для цього теж треба ефективно управляти своїм часом.
Тому найкращі союзники творчої людини – список і розклад. Обидва інструменти зберігають внутрішню енергію людини і дозволяють направляти її в потрібне русло. Зазвичай ця енергія дуже швидко витрачається. Добре, якщо «батарейка» просто розрядилася. Тоді достатньо лише зарядити себе. А якщо станеться «вигорання», то відновлювати доведеться довго і важко.
Списки захищають нашу енергію від непотрібного витрачання на незначні справи, несуттєві проблеми, непотрібні завдання. Відповідно у людини залишається більше енергії і часу. І він може спрямувати їх на творчість.
Не менш важливо для творчості і розклад. Бо мозок швидко звикає робити що-то певне в установлений момент часу. Він відстежує цей момент і заздалегідь готується до справи. Тому розклад дозволяє відразу включитися у творчий процес в потрібному ритмі.
Вчіться
керувати
своїм часом
Списки входять в десятку важливих справ, які необхідно робити кожен день. Але судячи по коментарям, не всі ще розуміють, наскільки цей інструмент важливий для життя. Люди мріють про краще життя, про кращому варіанті свого «Я». Кожному хочеться стати краще, виробити в собі нові корисні навички. Нове життя починати ніколи не пізно. І якщо у вас немає звички складати список справ на день, то саме час розвинути її для поліпшення якості свого життя.
Почніть з невеликого тесту, який покаже вам, наскільки ви успішні в управлінні своїм часом. Тест розміщено на цьому сайті досить давно. Новачки могли його не бачити, а старенькі могли й забути свої результати. Так що запрошую вас перейти до статті «чи Є у вас система управління часом» і пройти тест.
Не полінуйтеся залишити свій коментар, повідомити, скільки балів ви набрали. Не забудьте переглянути і інші коментарі. Можливо, вони вам щось підкажуть.
І якщо результати тесту вам не сподобаються, а у вас намічені грандіозні цілі, то саме час взятися за списки. Бо це базис ефективного тайм-менеджменту.
Складання списку справ зовсім не є простим перерахуванням всіх можливих завдань. Ефективний список має всі завдання розподілити таким чином, що дозволяє їх виконати. Успішний список повинен вести до завершення всіх пунктів.
10 порад
як скласти ідеальний список справ
Прищепити собі звичку жити згідно щоденного списку справ – непросте заняття. Мало вміти складати хороші списки. На цьому труднощі тільки починаються. А найскладніше – це навчитися жити за списком. День за днем треба буде навчатися організувати себе згідно зі складеним планом.
Особливо важко доведеться тим людям, хто живе «за натхненням». Їх свідомість не привчені до дисципліни. Тому воно активно чинити опір, всілякими способами намагаючись піти від виконання завдань.
Однак якщо список справ прописаний правильно, то процес самоорганізації пройде набагато легше.
Задоволення від завершення важливих справ наповнить енергією та ентузіазмом. Ви станете працювати більш активно і продуктивно.
Наступні 10 порад допоможуть вам ефективно скласти список справ і ефективно його виконати. По суті це два окремих процесу та поради для них різні. Тому наша десятка розділена на дві частини.
Частина I.
СКЛАДАЄМО ІДЕАЛЬНИЙ СПИСОК
Порада 1.
Думайте про сьогоднішній день
Список справ на день повинен бути реалістичним і чітким. В нього включаються лише ті завдання, які ви дійсно можете зробити за день. Щоб перевірити реальність списку по кожному пункту запитати себе: «чи Можу я прямо зараз почати виконувати це завдання ?» Якщо ви не можете відповісти ствердно, то перепишіть даний пункт.
Список справ на день зовсім не перелік глобальних цілей. Ваші глобальні цілі повинні бути виписані окремо. І для кожної з них краще мати окремий план. На їх підставі якраз складаються списки справ на день. Точно також можна складати окремі місячні та тижневі плани.
Ідеальний щоденний список має вид оперативного плану на день.
Порада 2.
Дробіть завдання
Це правило входить в число основних правил ідеального списку справ. Абстрактних завдань в списку не повинно бути.
При чіткому дробленні завдань на виконання більшості пунктів зі списку не потрібно більше 10-15 хвилин. Але якщо така деталізація стомлює вас, можна зупинитися на рівні 30-40 хвилин.
Наприклад, вам потрібно поновити оббивку дивана. Можна просто записати «Викликати майстра». Але при цьому вам необхідно виконати цілий ланцюжок:
- відшукати кілька майстерень;
- знайти їх телефони;
- дізнатися ціни і порівняти;
- вибрати конкретну майстерню;
- зателефонувати і викликати майстра.
Деталізація дозволяє уявити шлях як послідовність нескладних кроків. Одним поглядом ви можете оцінити всю картину своєї діяльності. Ви можете рознести ці кроки на кілька днів. І проходити продуману ланцюжок набагато швидше, бо не треба витрачати час на аналіз, що потрібно робити далі.
Порада 3.
Чітко підбирайте слова
Іноді людині важко приступити до конкретних дій. Причому ступор виникає не із-за складності завдання, а з-за його неправильної постановки. Мозок любить чіткі вказівки.
Порівняйте, наприклад, дві фрази: «Вирішити питання з телефоном» і «Віднести телефон в ремонт». На перший погляд, вони ідентичні. Але мозок буде обробляти їх по-різному. У першому випадку ми маємо узагальнений опис бажання щось зробити. Тут немає відповіді на питання «Що робити?» Тому потрібні додаткові зусилля на складання плану дій. Другий варіант відразу ж пропонує конкретну дію. Думати не треба. Бери і роби.
Основна мета списку справ – ефективно розподілити свій час, щоб вирішити всі поставлені на день завдання. Кожен пункт списку має вести до вирішення. Тому при його написанні використовуйте слова, що максимально точно описують потрібні дії.
Порада 4.
Чітко розподіляйте завдання
Якщо просто перелічити всі завдання дня, то ефект від такого списку справ буде мінімальним. Бо він не гарантує раціонального використання часу і виконання всіх важливих завдань. Для збільшення ефективності своєї роботи треба проранжувати завдання, тобто розставити їх по пріоритету. Ідеальним помічником у цьому є матриця Ейзенхауера. Видатний військовий і політичний діяч, 34-й президент США Ейзенхауер за день повинен був переробляти дуже багато справ. Цю матрицю він придумав для збільшення продуктивності та ефективності праці. Вона стала його улюбленим інструментом при плануванні.
Якщо ж дана техніка для вас занадто складна, просто переставте пункти свого списку за важливістю. На початку завжди стояти найважливіші завдання. Подальша ланцюжок вибудовується за зменшенням важливості справ. Організовуйте свою роботу строго за списком. Тоді навіть якщо ви щось не встигаєте, цей факт для вас буде мало значущий. Оскільки згаяне справа не настільки важлива для вас.
Порада 5.
Введіть тимчасову градацію
В ідеальному списку на кожен пункт повинен бути продуманий проміжок часу. У кожному рядку повинні бути вказані хвилини, що потрібні для його виконання. Часто важко визначити точний час. На початку ваші цифри можуть дуже сильно відрізнятися від реальних. Але поступово прийде досвід, і ви будете вказувати більш точні проміжки.
Насамперед, тимчасова градація дозволяє реально оцінити можливість реалізації всього запланованого. Простий перелік завдань може обдурити, а щоб перевірити реальність плану, достатньо скласти всі цифри. Підсумкове число покаже загальний час, що, по-вашому, потрібно для виконання всіх пунктів списку.
Якщо на виконання всіх справ буде потрібно набагато більше часу, ніж у вас є, то список слід переглянути. Як не крути, 25-ту годину в добі не з’явиться.
Другий великий плюс тимчасової градації списку – можливість ефективної організації робочого часу. Якщо, наприклад, ви зробили завдання на 15 хвилин раніше терміну, то в ці 15 хвилин спокійно можна зробити нову справу, розраховане саме на цей час.
Частина II.
ВИКОНУЄМО ЗАВДАННЯ СПИСКУ
Порада 1.
Починайте з легкого старту
Свій трудовий день можна починати по-різному. При екстремальному підході людина мобілізує силу волі, збирає себе в кулак і починає діяти, незважаючи на «хочу – не хочу». Ще є шлях повільної розгойдування: чашка кави, перекур, приємна бесіда з колегами. До роботи приступають десь через годину. Але починають діяти не відразу, бо потрібна ще налаштування.
Перший шлях важкий. Його вибирають люди з сильною волею. У загальній масі народу їх не так вже багато. Більшість же людей скаржаться, що з ранку їм важко «розгойдатися». Масу часу вони витрачають, щоб увійти в трудовий ритм. Таким людям краще всього починати свій день з чогось простого. Впишіть у свій список справи на 1-2 хвилини. Наприклад, «прибрати папери зі столу», «почистити клавіатуру», «додати папір у принтер». Такі прості дії дозволяють налаштувати свій мозок на роботу, не викликаючи у нього заперечення. Через 10-15 хвилин такої діяльності ви просто ввійдете в трудовий ритм.
Порада 2.
Постійно контролюйте себе
Робочий день обмежений і в нього можна укласти лише певну кількість справ. А якщо хочеться зробити більше, то треба або відмовитися від чогось, або захопити особистий час, що не є добре. Людина повинна жити не тільки роботою. Йому потрібен нормальний відпочинок, щоб не «перегоріти». Не варто тішити себе ілюзіями, що ентузіазм і висока працездатність допоможуть зробити все.
Навіть, якщо старанно застосовувати техніки підвищення продуктивності, то це додасть лише кілька годин. Але результативність ваших дій це зовсім не гарантує.
Єдиний спосіб результативного використання свого часу – постійний контроль за тим, що ти робиш. Щоб не відволікатися на порожні і малозначні справи, частіше запитуйте себе:
Якщо ви хочете навчитися ефективно управляти своїм часом, то ця звичка стане кращим способом досягнення вашого бажання.
Порада 3.
Викреслюйте відразу
Викреслювання дуже добре мотивує на роботу. Як тільки виконайте завдання, відразу викресліть його зі свого списку чи виділіть рядок кольоровим маркером (на кольоровий список дивитися веселіше). Це дозволить побачити подібну картину того, що зроблено, і що ще треба зробити. Потім легше сфокусуватися на виконанні ще не зроблених справ.
У цьому робота зі списком нагадує підйом в гору. Чим ближче вершина, тим більше сил з’являється у людини. Він бачить близьке завершення нелегкого шляху і хоче досягти її як можна швидше.
Стрімке «худение» списку додає додаткові сили. Чим менше невирішених завдань залишається у вашому списку, тим вище впевненість, що ви встигнете все зробити.
Якщо ви хочете додати собі ще мотивації, наприкінці дня напишіть на своєму списку: «Я – молодець! Я зробив це!». Збережіть список. Цей напис може стати для вас найкращим мотиватором не тільки на наступний день, але і в той період, коли вас раптом почне долати лінь.
Порада 4.
Мотивуйте себе
При довгому рух до більшої мети легко впасти в ступор. Так, пішки можна отшагать і тисячу миль. Раніше так і ходили, наприклад, прочани, і не тільки вони. Наприклад, я зараз читаю чергову книгу Дена Миллмэна про життя молодого Сократа – наставника Мирного воїна. Так він пішки пів Росії обійшов. Але це був XVIII століття. Люди тоді жили в світі інших швидкостей та інших категорій.
Зараз же всі прагнуть до швидких результатів. Один незначний крок, якщо не бачиш результату, не додає ентузіазму. Поступово людина втрачає мотивацію й енергію. І якщо це трапляється, то йому треба знайти нові джерела, що будуть мотивувати його. Це також важливо, якщо лінь долає і нічого не хочеться робити.
У таких випадках придумайте собі невеликі приємні винагороди за виконання кожного завдання – чашечка кави, прогулянка, перегляд новин в мережі і т. п. Додасть ентузіазму і «прикраса» списку. Приємним доповненням до тексту стануть невеликі смислові картинки. Можна знайти іконки для різних видів мотивації. Погодьтеся, картинка з чашкою ароматної кави більше надихає, ніж проста фраза.
Але взагалі-то найкращою мотивацією служить гідна мета. Ось чому важливо ставить свої цілі. А щоб не загубитися в тумані рутини, усіма способами нагадуйте собі про те, куди ви йдете.
Порада 5.
Будьте обов’язкові
До успіху веде лише дію. Список, який не виконується, нічого не дає. Кожен пункт списку має бути для вас обов’язковим. Тому дуже важливо ретельно прописувати його з урахуванням п’яти наведених вище порад.
Пам’ятайте, що за час, витрачений на несуттєве справу, можна було б зробити інше завдання. Так що у вашому списку повинні бути дійсно важливі справи. Хороший рада – складати список за принципом 1-3-5:
- одна головне завдання дня;
- три важливі справи (ведуть до поставлених цілей);
- п’ять інших завдань.
На день у вас всього дев’ять завдань. Багато це чи мало? Критерієм може служити результативність ваших дій. Якщо ви щодня просувається до своєї мети, то все чудово.
Якщо ви не впевнені, що дане завдання взагалі потрібно виконувати, приберіть його зі списку. А все написане стає законом для вас. Принцип досить жорсткий. Виконання його вимагає великих зусиль і самодисципліни.
Якщо ви бачите, що не встигаєте зробити всі справи за списком, то зупиніться і пошукайте причину. Можливо, у вашому списку занадто багато завдань. Можливо, ви розраховуєте неправильно тимчасову градацію або щось втрачаєте, наприклад, не враховуєте час на дорогу.
Взагалі-то у списку обов’язково повинні бути передбачені тимчасові запаси. Тоді, якщо план руйнується, завжди є запас часу, щоб увійти в рамки графіка.
Онлайн сервіси
ведення списків справ
Сучасні технології стали прекрасними помічниками у справі щоденного планування. Пам’ятаєте, колись були магніти на холодильнику, з допомогою яких ми зберігали проміжні списки. Такі магніти були дуже зручні. Якщо ти зайнятий готуванням і бачиш, що щось закінчується, можна відразу ж зробити позначку в списку. Особисто мені це подобалося. У мене навіть був спеціальний блокнотик на магнітній основі з прикріпленою до нього ручкою (як кажуть, все під рукою).
В кімнатах і офісах широко використовувалися липкі нотатки. Зазвичай вони чіплялися на комп’ютер. Біда таких заміток в тому, що вони множаться із страхітливою швидкістю. З часом знайти серед них що-то дійсно важливе ставало проблематичним.
І зараз багато людей користуються цими способами (я в тому числі). Але все ж це вже вчорашній день. Смартфони дозволили відійти від паперів. З допомогою спеціальних сервісів ви можете вести багато різних списків. І при цьому вони завжди під рукою. Зручно. Так що, якщо ви втомилися від паперів, то з успіхом можете скористатися одним із спеціалізованих сервісів.
Можна знайти безліч хороших програм для ведення списків справ. Є дуже прості програми, а є справжні монстри», які дозволяють працювати групами над кількома проектами. До речі, навіть у побуті іноді важливо мати спільний доступ до списку. Наприклад, дружина завжди може дописати, що потрібно купити, а чоловік увечері зробити покупки у відповідності з отриманим списком.
Частина сервісів містять різні фішки для підвищення мотивації. Найчастіше в них при виконанні завдання нараховуються бонуси, але є й інші заохочення.
Наприклад, сервіс Habitica (habitica.com) – це справжня гра. Розробники переконані, що в грі легше підвищувати свою ефективність і виробляти корисні навички. Щоденні справи набувають вигляд монстрів, які ви повинні перемогти. Діє широка система стимулів (позитивні, негативні, передбачувані, випадкові). Можна навіть встановити спеціальне розширення Chrom, яке віднімає бали за перегляд даремні сайтів і додає їх за відвідування корисних сайтів.
Дуже простий і зручний сервіс – Todoist (todoist.com). При цьому він досить потужний. У ньому можна вести відразу кілька списків і встановлювати пріоритети. Дозволяє швидко додавати нові завдання і складати детальні плани реалізації своїх завдань. Можна формувати цілі і графічно відстежувати їх виконання. Сервіс безкоштовний. Для командної роботи передбачено платні акаунти.
Any.do (www.any.do) призначений для ведення списку завдань, завдань і заміток (для розстановки пріоритетів і щоб нічого не забути). Дозволяє синхронізувати свої списки з календарем. Будь-яку задачу можна помістити у один з чотирьох основних розділів: Сьогодні, Завтра, Пізніше, Без часу. Цікава фішка – прив’язка до карти. Сервіс відстежує місце розташування людини і завжди нагадає йому, що треба зробити по прибуттю в ту чи іншу точку.
Google Keep (www.google.ru/keep) – за замовчуванням встановлений на багатьох смартфонах. Дозволяє створювати списки справ і нагадування. Прив’язка йде по часу і місцю розташування. Завдяки своїй прив’язці до смартфонів, це додаток широко поширене. Згідно зі статистикою, його використовують понад 10 млн. чоловік.
Wunderlist (www.wunderlist.com) дозволяє складати різноманітні списки справ, покупок, фільмів, домашніх турбот. Можна встановлювати нагадування. Можна спільно працювати над проектами.
У 2015 році на основі Wunderlist компанія Microsoft почала розробляти сервіс To-Do. Цей сервіс планується інтегрувати в усі додатки Microsoft на основі систем IOC, Android, Windows10. Він також буде представлений як окремий веб-сервіс. У To-Do є унікальна фішка – «Пропозиції». На основі Календаря та Списку справ користувачам будуть пропонуватися найбільш важливі та актуальні завдання. Сервіс поки в розробці. Але вже є його попередня версія.
Отже, в якості прикладу я описала деякі з існуючих онлайн сервісів складання списків справ. Всі вони є в безкоштовному доступі, так що користуйтеся на здоров’я. Але щоб вибрати відповідний сервіс, потрібно спробувати кілька штук. Тоді ви побачите, які функції вам необхідні, що вам потрібно в інтерфейсі, наскільки широкі можливості ви хотіли б мати.
Чи використовуєте ви якісь сервіси для складання списків? Напишіть про них у коментарях. А також вкажіть, наскільки корисними для вас стали поради даній статті. До речі, «5 простих порад, як встигати більше» допоможуть вам в рази підвищити свою ефективність.
В житті не повинно бути хаосу.
Наведіть порядок у своєму житті.
Ще по темі:
- Поради ледачому: як правильно скласти план на місяць
- Як правильно планувати уроки флайледи (частина 1)
- Як правильно будувати афірмації на кожен день
- Як правильно застосовувати афірмації на кожен день
- Як правильно планувати уроки флайледи (частина 2)
