Матриця Ейзенхауера – ваш надійний помічник

0
1

Матриця Ейзенхауера – один з найцікавіших інструментів короткочасного планування. Більш детально ця матриця була описана в окремій статті. Сьогодні ж ми продовжуємо її вивчення і розглянемо детальну методику роботи з нею.

Я щиро раджу освоїти даний метод кожній людині. Особливо, якщо людина прагне до серйозних результатів у своїй діяльності. З таким інструментом будь-може не тільки збільшити свою ефективність, але і значно прискорити своє просування до всіх своїм цілям. А хіба не це найбільше цікавить того, хто мріє про успіх?

Мудра людина завжди спирається на досягнення інших успішних людей. Він відбирає краще з їх досвіду, тестує це, і обирає те, що йому підходить найкраще. Хороші інструменти завжди цінуються. Бо вони розглядаються як потужна підтримка і посилення особистих можливостей.

І звичайно ж, без навичок планування взагалі не варто говорити про успіх. Тому матриця Ейзенхауера, що дозволяє зробити цей процес комфортним і зручним, стане гарною підмогою для багатьох людей.

Як працювати
з матрицею Ейзенхауера

Матрица Эйзенхауэра – инструмент планированияВ принципі, правильно планувати зовсім не складно. Для цього потрібно лише вміти концентрувати свої зусилля на важливих справах і при цьому відсікати від свого життя все зайве.

Обидва ці навички входять в число найбільш необхідних навичок, які слід мати кожній людині, що прагне до успіху.

А грамотно підібрані інструменти стануть підмогою в його діяльності. Краще всього вибирати те, що допоможе значно підвищити ефективність своєї роботи. Гідність матриці Ейзенхауера в тому, що вона дозволяє не тільки раціонально використовувати свій час, але і допомагає чітко дотримуватися потрібного вектора у своєму русі.

В цьому якраз і проявляється
справжня сила планування.

Тому кожна людина, який зацікавлений у підвищенні особистої ефективності, повинен мати навички планування. Шляхом чіткої розстановки пріоритетів своєї діяльності він може значно збільшити свою продуктивність. Відповідно, це гарантує йому більш швидке досягнення поставленої мети.

Сподіваюся, що, виходячи з попередньої статті на цю тему, ви чітко уявляєте собі основне призначення матриці Ейзенхауера. Адже вона якраз і націлена на обробку пріоритетів завдань. А для того, щоб її ефективно використовувати у своїй діяльності, всього лише треба дотримуватися наступного алгоритму.

Крок 1.
Аудит своїх цілей.

Для початку перевірте свої цілі. Подивіться, наскільки правильно ви їх поставили і сформулювали. Нагадаю, що кожна мета повинна бути конкретною і реальною, бути чітко сформульованою, а також мати чіткий термін виконання.

Найголовніше для досягнення успіху –
це чітко поставлена мета.
Все інше – не більше,
чим коментарі до неї.
(Брайан Трейси)

Якщо у вас кілька цілей, їх треба якось упорядкувати. Найважливіше для вас – виявити свою головну мету на даний період. Вибирайте тільки ОДНУ. Чітке фокусування набагато збільшить ефективність ваших дій. А після цього обов’язково перевірте свою мету на істинність. Для цього треба задати собі наступні три питання:

    • Я готовий проявити наполегливість для досягнення цієї мети?
    • Чи вірю я в її досяжність?
    • Наскільки я чітко розумію, як її досягти?

Запам’ятайте ці питання і дана вправа. Воно допомагає не тільки розібратися зі своїми цілями, але і представити порядок дій для їх досягнення. Нехай це буде лише якісь попередні намітки. Але якраз ці дії стануть основою вашого майбутнього плану.

А щоб не загубитися у своєму житті, такий аудит слід проводити регулярно кожен рік (раз у рік або раз у півроку).

Крок 2.
Фокус на важливому.

Матрица Эйзенхауэра – фокус на важномОдна з найбільш серйозних помилок, що в житті роблять люди, здавалося б, дуже проста. Вона полягає в тому, що більшість з нас вважають непотрібним розставляти свої цілі за пріоритетами.

Те, що ці люди мріють і прагнуть до чогось, це добре. Але найчастіше вони виставляють перед собою відразу багато цілей і приписують їм однаковий пріоритет.

В результаті вони нічого не досягають. Або ж мають в підсумку посередній результат і дуже здивовані цим. А причина такого результату лише в тому, що вони своєчасно не виставили себе пріоритети.

Не можна відразу підкорити кілька вершин!

Тому наступний важливий навик, яким треба оволодіти, – не звалювати на себе занадто багато справ. Особисто я вважаю, що найбільш продуктивно фокусувати свої зусилля не більше, ніж на трьох цілях. Але вибирати при цьому треба дійсно найважливіші завдання. Ось де знадобиться матриця Ейзенхауера!

Вона дуже добре допомагає при короткостроковому плануванні – на день або на тиждень. Спочатку складіть загальний список справ. А потім перегляньте його і розставте всі свої справи по квадрантам, враховуючи їх важливість. Розділіть аркуш А4 на 4 блоку і внесіть туди всі свої завдання. А щоб не помилитися, скористайтеся наступною підказкою:

В Квадрант 1 поміщаємо Невідкладні справи; Справи, для яких підходять граничні рядка; Справи за дозвіл криз.

Квадрант 2 – це Завдання по досягненню своїх цілей; Аналіз ваших результатів; Планування нових проектів; Визначення перспектив; Налагодження потрібних відносин.

В Квадрант 3 поміщаємо Потрібні телефонні дзвінки; Короткі задачі; Перерви; Невідкладні матеріали; Громадські справи.

Квадрант 4 – це Рутинні завдання; Неважливі телефонні дзвінки; Листи; Інші “пожирачі часу“.

Крок 3.
Конкретний план.

Ось тепер ви готові для ефективного планування. Згідно з заповненими квадрантами складіть план своїх дій на день.

Те, що добре сплановано,
зроблено вже наполовину.

Свій день треба починати з важливих і термінових справ (перший квадрант). Ще раз зазначу, що за правилами, він повинен бути порожнім. Його дієва чистота є показник справжнього професіонала.

Але не варто сильно засмучуватися, якщо спочатку цей квадрант у вас буде заповнений. Будь-які навички відточуються і все приходить з досвідом. Уміння правильно планувати – це такий же навик, як і будь-яке інше вміння. Чим більше ви будете працювати з цією матрицею, тим більше ви будете його напрацьовувати.

Не так вже й страшно, якщо час від часу в цьому квадранті у вас будуть з’являтися якісь завдання. Більш важливо, щоб це не перетворилося на тенденцію вашого життя. Просто прагнете до того, щоб перший квадрант у вас залишався порожнім. Рано чи пізно настане час, коли у вас це вийде.

Основне ваше увага повинна бути зосереджена на справах квадранти 2. Якщо ваші довгострокові цілі чітко визначені і ви чітко бачите свій шлях їх досягнення, то вам неважко буде розписати по кроках всі підзадачі на цьому шляху. В цьому якраз полягає найбільший секрет успіху. Матриця ж допоможе вам зберігати потрібний напрямок, не відволікаючись на неважливі справи.

Крок 4.
Постійне
увагу на матрицю.

Матрица Эйзенхауэра – постоянное вниманиеТак чи інакше всепроникна рутина здатна повністю заповнити собою життя будь-якої людини. Неважливі справи виникають немов гриби після дощу.

Хоча в нашому житті є і неминучі рутинні обов’язки. Ми повинні все це робити. Питання тільки в тому, щоб і вони у вас теж були в загальному списку справ і теж мали свої пріоритети.

Тому краще всього листок з матрицею Ейзенхауера постійно тримати перед собою. А протягом дня не забувайте поглядати на нього і перевіряти, чи ви зараз робите.

НІКОЛИ
не вистачає часу зробити все,
але завжди достатньо часу
зробити найважливіші справи.
(Брайан Трейси)

Таким чином, ця чудова матриця – відмінний інструмент, що полегшує попереднє планування і допомагає поточного контролювання. Але це ще не все. Даний інструмент стане вам ефективним помічником і при аналізі вашої діяльності.

Матриця може показати вам, скільки часу ви віддаєте важливих справах, а скільки непотрібним і безглуздим. Такий аналіз можна проводити в кінці кожного місяця або ж зробити його щотижневим. Самі визначте той термін, за яким ви можете об’єктивно оцінити результати своєї діяльності.

Так чи інакше, регулярний аналіз тих завдань, виконанням яких ви були зайняті протягом обраного періоду, сильно підвищує вашу ефективність. Насамперед, такий аналіз дозволяє поліпшити процес планування. А тим самим позбутися від авралів і прибрати зі свого життя хронічний цейтнот.

Хіба не до цього прагне будь-зайнята людина?! Нікому не подобається витрачати купу часу, сил та енергії на виконання якихось другорядних завдань. Які, до речі, ніколи не закінчуються. І вирішити які повністю ніхто не в силах.

Крок 5.
НЕМАЄ того, що відволікає.

Є чудовий фільм з інтригуючою назвою “Завжди говори ТАК“. Коли він вийшов на екрани, то підняв по всьому світу величезне рух “дакающих“ людей.

В принципі, вести себе так треба і це є правильно. Треба постійно тримати свої очі відкритими, а вуха налаштованими, щоб побачити і почути все нові можливості. От їм і треба говорити ТАК. І говорити якомога голосніше.

А от усе те, що відводити від сприятливих можливостей, що відволікає від досягнення мети, потрібно сміливо сказати НЕМАЄ. Не секрет, що дуже часто таке коротке слово сказати не так вже просто. Особливо, якщо вас просять про щось ваші родичі або друзі. Але цьому теж треба вчитися. Бо

Ви працюєте або на свої цілі,
або на цілі інших.

Проста істина. Так що завжди оцінюйте свій стан і майбутні перспективи. Конфлікти вам теж не потрібні. Але у багатьох випадках краще “перевести стрілки“ – передоручити комусь те, що для вас не дуже важливе. На роботі передавайте справи підлеглим, а вдома можна запросити працівника, щоб той зробив щось рутинне.

Наступний важливий момент – дізнайтеся своїх “пожирачів часу“, так би мовити, “в обличчя“. Щоб всім їм сказати своє тверде НІ.

Від звички робити тривалі перекури, переглядати новини і соціальні мережі, може бути, відразу позбутися не вдасться. Але адже легко можна почати з введення деяких обмежень, наприклад, на початку обмежте час перегляду інформаційної стрічки. Або ж прийміть рішення, що ви приділите їй хвилинку тільки після того, як виконаєте певну задачу.

Вільний час з успіхом ви можете витратити на щось більш важливе і потрібне для вас.

Тест з оцінкою
вашій продуктивності

тест по продуктивности трудаБагатьом людям складно оцінити своє уміння організовувати трудовий процес. І це закономірно. Потрібні навички не даються нам від народження. Їх треба в собі виробляти. Але ж для цього треба знати, яких навичок тобі не вистачає. Тоді буде простіше знайти техніки, що допоможуть розвинути необхідні якості.

У цьому вам допоможе прекрасний тест «чи Вмієте ви організовувати свою працю». Це брошура з 8 сторінок, в якій крім тесту дано ключі для його розшифровки, а також пояснення отриманим результатам.

Даний тест дозволить краще зрозуміти, що ж вам заважає досягти успіху, що потрібно змінити і виробити в собі для цього. Він

  • покаже, наскільки ефективно ви можете діяти для вирішення поставлених завдань;
  • допоможе визначити, що ж вам треба зробити для отримання більш високих результатів.

Даний тест умовно безкоштовний. Я підготувала його як подарунок на грошову підтримку цього сайту. Мене постійно запитують про те, як можна висловити подяку за мою роботу. Просто. Пригостіть мене чашечкою кави. Я його дуже люблю і отримую масу задоволення. А я у відповідь віддячу вас цим тестом.

Щоб отримати даний тест, внесіть 100 руб. на Яндекс-гаманець або WebMoney. Жителі України на WebMoney можуть внести гривню (50 грн.).

Номери гаманців:

WebMoney R213267026024 (рублі)
U136906760978 (гривня)

Яндекс-гаманець 410011224648992

При перерахуванні в Примітках вкажіть своє Прізвище та Ім’я.

Після цього:

  • Напишіть мені в Формі зворотнього зв’язку (розділі Контакти), категорія !Фінансові питання».
  • Вкажіть, куди ви перерахували гроші і звідки.
  • Тест вам буде надіслано на e-mail, який ви вкажете у Формі зворотного зв’язку.
  • Запам’ятайте, що ні одна людина не може організувати свій час так, щоб встигнути зробити всі свої справи. НІХТО. Можна лише намагатися зробити якомога більше. І в цьому вам допоможе лише одне – грамотне планування. А робота над своєю ефективністю дасть результати лише після цього.

    Найбільший секрет успішних людей в тому, що вони не хапаються за все. І не намагаються все зробити самі. Матриця Ейзенхауера – найдієвіший інструмент, який допомагає їм на практиці розібратися, що і як потрібно робити. Мільйони людей ось уже понад півстоліття використовують дану методику та підтверджують її ефективність.

    Ще по темі:
    Досягнення поставлених цілей
    і вміння організовувати себе

    Ще по темі:

    • Матриця Ейзенхауера в щоденному плануванні

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here